AANMELDEN

Automatische Gestructureerde Mededeling (OGM)

Een overschrijving met gestructureerde mededeling of OGM is een begrip uit het Belgische financieel verkeer.

Wat is een Automatische Gestructureerde Mededeling (OGM)?

Het is een combinatie van drie groepen van drie, vier en vijf cijfers gescheiden door een schuine streep, zoals:

+++090/9337/55493+++

Deze mededeling wordt in België vaak gebruikt om overschrijvingen automatisch te kunnen laten verwerken. Zo weet Billit onmiddellijk welke factuur betaald wordt. Op deze manier is er geen personeel nodig om te gaan kijken welke rekeningen vereffend werden. De eerste tien cijfers zijn bijvoorbeeld een klantennummer of een factuurnummer. De laatste twee cijfers vormen het controle getal dat verkregen wordt door van de voorgaande tien cijfers de rest bij Euclidische deling door 97 te berekenen (modulo 97). Voor en achter de cijfers worden drie plussen (+++) of sterretjes (***) gezet.

Als het controlecijfer niet overeenstemt met de 10 eerste cijfers, dan wordt de betaling geweigerd. Zo wordt voorkomen dat er willekeurige fouten optreden bij het manueel inleiden van betalingsopdrachten. Merk op dat het controlecijferalgoritme en het aantal cijfers dezelfde zijn als bij het klassieke Belgische twaalf cijferige bankrekeningnummer (in 2011 vervangen door de IBAN).

Wat moet ik doen om dit te gebruiken in Billit?

Helemaal niets! Dit wordt automatisch aangemaakt en op de factuur gezet nadat je op de knop Creëer factuur klikt. 

 

Wij controleren automatisch of uw aankoop- en verkoopfacturen correct betaald zijn.

Met de automatische betalingscontrole via CODA wint u veel tijd!

Een populaire vraag bij de Billit klantendienst is de mogelijkheid om automatisch uw CODA-bestanden te importeren zonder manuele handelingen.

Billit controleert voor u of uw facturen betaald zijn. U hoeft dus niet langer manueel uw bankrekeningen te controleren en alle onbetaalde facturen te overlopen. U hoeft de verrichtingen niet meer te controleren op basis van uw papieren afschriften. Met het gecodeerde rekeningafschrift kunt u uw ontvangsten en uitgaven volautomatisch in Billit verwerken.

Wat is CODA?
Een CODA of gecodeerd rekeninguittreksel is een elektronisch bestand met daarin de gegevens vermeld op uw rekeninguittreksels en de bijlagen daarbij. Iedere beweging op uw rekening wordt op gestructureerde wijze geïdentificeerd aan de hand van een eigen code, waardoor Billit die beweging ondubbelzinnig kan herkennen en gebruiken om automatische betalingscontrole aan te bieden. 

Voordelen?

 Verhoogt effectiviteit, productiviteit en gebruikerservaring
 Verhoogde veiligheid: één beveiligde koppeling met uw bank(en) 
 Voldoen aan wet- en regelgeving
 Altijd en overal beschikbaar
✔ Het dashboard toont u het beschikbare bedrag op uw zichtrekening(en) en de historiek van uw zichtrekeningen.
✔ Klik op Bank en alle banktransacties zijn automatisch beschikbaar en doorzoekbaar.
✔ Facturen worden automatisch op betaald geplaatst en ontvangen een stempel.

Hoe koppel ik mijn zakelijke rekeningen?

De transacties van uw zakelijke rekeningen worden automatisch opgehaald bij uw banken. Vervolgens worden deze één voor één getoond in het menu Bank. Iedere inkomende (positieve) transactie probeert Billit te koppelen aan een verkoopfactuur aan uw klant. Iedere uitgaande (negatieve) transactie probeert Billit te koppelen aan een aankoopfactuur van uw leverancier.

Er zijn 2 manieren om de koppeling met de bank te activeren.

CodaBox

Bent u reeds klant bij CodaBox?

Hoe de betalingscontrole automatiseren via CodaBox?

  1. Klik op het menu Bank
  2. Open het submenu
  3. Klik op de knop Token
  4. Indien uw ondernemingsnummer en bankrekeningnummer(s) gekend zijn bij CodaBox ontvangt u een e-mail.
  5. Kopieer de geheime code uit de mail die u ontvangen hebt van CodaBox in het tekstveld in bank > automatiseer.
  6. Accepteer de algemene voorwaarden.
  7. Indien de geheime code geaccepteerd wordt door Codabox is de koppeling actief
  8. Zodra er CODA bestanden beschikbaar zijn, worden deze weergegeven in het menu Bank.
  9. Iedere transactie wordt door Billit gekoppeld aan de juiste factuur indien het systeem 100% zeker is van een relatie.
  10. Alle zakelijke rekeningen gekend bij CodaBox zal automatisch beschikbaar komen in uw dossier.
  11. De transacties van al uw zakelijke rekeningen gekend bij CodaBox zullen verschijnen in het menu Bank.

/media/1543/codaplus.png

BillBank (closed beta)

Bent u geen klant bij CodaBox?

Hoe de betalingscontrole automatiseren via BillBank?

BETA PERIODE VERLOPEN! Je kan nog steeds nieuwe aanvragen indienen, maar deze worden toegevoegd op de wachtlijst. Billit gaat nu Billbank evalueren. Stay tuned!
  1. Start de aanvraag hier
  2. U ontvangt een document dat u dient te tekenen en terug te bezorgen aan Billit.
  3. Stuur het document getekend terug.
  4. Billit neemt contact op met uw bank.
  5. Na validatie door een Billit medewerker zal u uw banktransacties automatisch gekoppeld worden aan uw Billit dossier.
  6. Zodra er CODA bestanden beschikbaar zijn, worden deze weergegeven in het menu Bank.
  7. Iedere transactie wordt door Billit gekoppeld aan de juiste factuur indien het systeem 100% zeker is van een relatie.
  8. Alle zakelijke rekeningen gekend bij Billit zal automatisch beschikbaar komen in uw dossier.
  9. De transacties van al uw zakelijke rekeningen gekend bij Billit zullen verschijnen in het menu Bank.

 

In het overzicht van de bank komen alle verrichtingen van de gekoppelde rekeningen. Billit koppelt automatisch de juiste factuur aan de transactie aan de hand van de gestructureerde mededeling, berichten, naam, referentie en/of het bedrag. Bank transacties worden automatisch gekoppeld aan de facturen, tenzij er geen match gevonden is door ons systeem.

Super! Je banktransacties komen nu automatisch in Billit zonder manuele acties

Hoe betalingscontrole instellen op maat van je onderneming?

Vele ondernemers wensen de betalingscontrole in te stellen zodat deze optimaal rekening houdt met hun manier van werken. Dit is geen probleem!

Onderstaande instellingen laten je toe om de werking van de betalingscontrole te perfectioneren:

Via Instellingen > Toon geavanceerd > Betalingscontrole

  1. "Betaling matchen adhv bedrag en datum?"
    Het activeren van deze optie zorgt ervoor dat het koppelen van aankoopfacturen aan transacties strenger verloopt. Ideaal voor bedrijven die vaak meerdere facturen van dezelfde leveranciers met dezelfde bedragen. Vink dit aan indien u de matching wenst te doen zonder controle op factuurnummer of ogm. Ideaal indien u enkel bankcontact betalingen ontvangt. Opgelet: dit verhoogt de kans op onjuiste koppeling tussen transactie en factuur.
  2. "Betaling automatisch verwerken door sleutel" 
    Transacties die deze tekst bevatten zullen automatisch op verwerkt staan. Handig voor transacties die u nooit wenst te controleren of te koppelen zoals "mastercard" of "bancontact".
  3. "Toegelaten betalingsverschil in EUR"
    Vul dit in indien de factuur op betaald mag staan ook al heeft de klant iets minder betaald.
  4. "Toegelaten betalingsverschil in %"
    Vul dit in indien de factuur op betaald mag staan ook al heeft de klant iets minder betaald.
  5. "Matching bij uitgaven enkel op OGM en Factuurnummer"
    Het activeren van deze optie zorgt ervoor dat het koppelen van aankoopfacturen aan transacties strenger verloopt. 

Voor meer informatie neem contact op met ons via de pagina: contacteer ons.