Billit & Exact Online

Diepe heen-en-weerkoppeling met automatische boekingsvoorstellen

Een veel gestelde vraag aan Billit Customer Support is hoe documenten (verkoopfacturen, aankoopfacturen, documenten) verzonden worden naar het Exact Online dossier van een boekhouder of accountant.

Je kan heel gemakkelijk nieuwe dossiers aanmaken in Billit op basis van de beschikbare informatie in Exact Online
De uitgaande verkoopfacturen worden automatisch gesynchroniseerd met de digitale brievenbus of het dagboek in Exact Online
De inkomende aankoopfacturen worden automatisch gesynchroniseerd met de digitale brievenbus of het dagboek in Exact Online.

Hoe koppeling activeren?

Administrator rechten vereist! De koppeling met Exact Online dient geactiveerd te worden door een Exact Online gebruiker die voldoende rechten heeft. Gelieve deze koppeling te activeren vanuit het Exact Online Administrator account.

  1. Open je admin account
  2. Klik op het menu Instellingen > Integraties
  3. Open de Exact Online koppeling
  4. Klik op Verbinden
  5. Geef de Exact Online gecertificeerde app Billit toestemming om te verbinden

Proficiat! Uw admin account is verbonden met Exact Online, u kan nu nieuwe dossiers aanmaken op basis van historische data in Exact Online.

Hoe controleren of de koppeling actief is?

  1. Open je admin account
  2. Klik op het menu Dossiers > Voeg toe vanuit boekhoudpakket
  3. Je ziet nu alle dossiers uit uw Exact Online en kan vanuit deze lijst nieuwe dossiers in Billit aanmaken
  4. Om nieuwe dossiers aan te maken, selecteer de vinkjes voor de dossiers die je wenst te activeren, voorzie het juiste e-mailadres en klik op Toevoegen of opnieuw synchroniseren (uw klanten krijgen nog geen bericht)
  5. U zal merken dat na enkele seconden (dit kan even duren afhankelijk van het dossier) de lijst met klanten in uw overzicht compleet is
  6. Voor iedere aangevinkte klant is er een Billit dossier aangemaakt
  7. De klanten en leveranciers van dat dossier zijn overgenomen vanuit Exact Online

Proficiat! De aangemaakte dossiers zijn verbonden met het juiste dossier in Exact Online.

Hoe snel worden de facturen in het dossier doorgestuurd naar Exact Online vanuit Billit?

  1. Open je admin account
  2. Klik op het menu Dossiers > Klik op het dossier dat je wenst te beheren
  3. Open het menu Integraties
  4. Bemerk het kader: "Hoe snel mogen facturen gedeeld worden..."

Er zijn 3 snelheden waarmee de facturen worden verzonden.

  1. Nooit: Alle facturen worden enkel manueel door een gebruiker verzonden.
  2. Laatste maand: Alle facturen van vorige maand(en) worden automatisch verzonden naar de boekhouder op basis van onderstaande integraties (10 min vertraging).
  3. Onmiddellijk: Alle facturen worden automatisch verzonden naar de boekhouder op basis van onderstaande integraties (10 min vertraging).

billit exact online sync

Proficiat, uw accountant dossier is nu actief gekoppeld met uw Exact Online. Indien u nog vragen of opmerkingen heeft, aarzel dan niet om gebruik te maken van de "stel een vraag/ meld een probleem" knop rechts onderaan in Billit.

Nieuwe abonnementsvormen voor Exact Online Accountancy

Zoals u weet zijn er in Exact Online Accountancy verschillende abonnementsvormen beschikbaar. Afhankelijk van uw werkwijze en de mate van efficiëntie die u wenst te bereiken, kan u per administratie 1 van deze “Administratietypes” kiezen.

Exact Online maakt een onderscheid tussen facturen aangeleverd via de digitale brievenbus en aankoop- of verkoopboekingen aangeleverd in het dagboek via de API.

Indien u gebruik wenst te maken van de digitale brievenbus van Exact Online, hebt u 3 opties:

  • Exact Online Standard Company: Deze laat toe om UBL-facturen vanuit Billit door te sturen naar de digitale brievenbus van Exact Online en deze vervolgens manueel te boeken.
  • Exact Online No Hands Company: In dit administratietype beschikt uw klant over een meekijkgebruiker (“Mijn Kantoor”). Bovendien zijn 10 boekingsvoorstellen per maand inbegrepen. Dit houdt in dat Exact Online van de door Billit aangeleverde UBL een boekingsvoorstel zal maken, dat u vervolgens automatisch of na controle kan laten verwerken. De boekingsvoorstellen worden dankzij machine learning gemaakt op basis van de – in het dossier aanwezige – boekingen. Naast deze functionaliteit, zijn in dit administratietype ook andere features beschikbaar. Hiervoor verwijzen wij u graag naar de website van Exact
  • Exact Online No Hands Unlimited Company: Naast de meekijkgebruiker (“Mijn Kantoor”), zijn in dit administratietype 500 facturen per kwartaal inbegrepen. Net zoals in de No Hands Company, zal Exact Online van de door Billit aangeleverde UBL een boekingsvoorstel maken, dat u vervolgens automatisch of na controle kan laten verwerken. De boekingsvoorstellen worden dankzij machine learning gemaakt op basis van de – in het dossier aanwezige – boekingen. Naast deze functionaliteit, zijn in dit administratietype ook andere features beschikbaar. Hiervoor verwijzen wij u graag naar de website van Exact

Een tweede optie is het aanleveren van aankoop- of verkoopboekingen via API. Indien u op deze manier werkt levert Billit een afgewerkte boeking af in het dagboek van Exact Online. In dit scenario volstaat een Standard Company in Exact Online, omdat Exact geen verdere verrijking van de boekingen hoeft te doen. De technologie van Billit zorgt immers voor de boeking op basis van vooraf ingestelde rekeningen. Dit houdt wel in dat bepaalde features in Exact Online niet beschikbaar zijn. Voor meer info of vragen hierover verwijzen wij u graag naar de website van Exact.

Hoe bepaal je de verzendwijze van facturen van Billit naar Exact?

Open je admin account > Dossiers > Open een dossier > Integraties > Exact Online.

Controleer de wijze waarop verkoopfacturen & aankoopfacturen vanuit Billit naar Exact Online verzonden worden. Je kan het facturen sturen naar de digitale brievenbus of rechtstreeks naar de gekozen dagboekenIndien je de facturen naar het dagboek stuurt, worden er geen UBL bestanden verzonden naar Exact Online. Hierdoor zorgt Billit voor automatische aanmaak van boekingen op basis van vooraf ingestelde grootboekrekeningen, zonder bijkomende kost aan de Exact Online zijde.

 

exact online billit

Optioneel: Gebruik factuurnummer als boekingsnummer

Exact Online kent automatisch een oplopend nummer toe. Activeer deze optie als u wenst dat Exact Online hetzelfde factuurnummer gebruikt zoals deze verwerkt is in Billit door de gebruiker. Opgelet: Indien deze optie actief is, zal Billit de bestaande boekingen overschrijven indien het nummer al bestaat!

Waar kan ik de facturen terugvinden die naar het verkoopboek zijn verzonden?

Exact Online geeft een waarschuwing weer als u een of meer boekingen moet verwerken voordat u een bepaalde functie kunt gebruiken. Deze facturen staan als boekingen klaar in het menu Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Verwerken. Als u een boeking verwerkt, verandert de status van Open naar Verwerkt.

Exact online handleiding (externe link)

Vaak gestelde support vragen

Help? Ik zie geen Exact Online in het menu integraties? Billit neemt de grootboekrekening ingesteld op de leverancier/klant als er geen ingesteld is op de factuur, indien er geen ingesteld is op de leverancier/klant zullen we de grootboekrekening nemen die ingesteld staat bij integraties.

Help? Ik zie dat ik een standaard kostenrekening moet meegeven bij het activeren van de Exact Online koppeling in het menu integraties? Wordt er geen rekening gehouden met wat er in Exact staat? Billit neemt de grootboekrekening ingesteld op de leverancier/klant als er geen ingesteld is op de factuur zelf. Indien er ook geen ingesteld is op de leverancier/klant zullen we de grootboekrekening nemen die standaard ingesteld staat in het integraties scherm.

Ben je ondernemer en zie je de Exact Online integratie niet, neem dan contact op met je boekhouder.