AANMELDEN

Expert/M Plus (Kluwer) & Billit

  Een populaire vraag bij de Billit klantendienst is de mogelijkheid om Billit als online klantenportaal aan te bieden, waar ExpertM /Plus plus de interne motor van de boekhouding is. Een echte bi-directionele koppeling!

 Open het te verwerken dossier in ExpertM /Plus en bemerk onmiddellijk het aantal te e-facturen die klaar staan om te verwerken.
 Al uw dossiers worden samengebracht in één overzichtsscherm in uw gepersonaliseerd Billit klantenportaal.
 Nieuwe dossiers kan je snel en eenvoudig aanmaken op basis van historische data in Expert-M.
 De beschikbare gegevens van de onderneming, klanten, leveranciers en grootboekrekeningnummers worden overgenomen uit Expert/M Plus.
 Grootboekrekeningen worden automatisch voorgesteld in Snelle invoer. Deze worden automatisch doorgegeven aan Expert/M Plus.
 Dankzij de inteligente terugkoppeling uit Expert/M Plus naar Billit, weet je waarop de factuur geboekt is.
 Facturen markeren als te controleren om andere dossierbeheerders te betrekken.

Boekhoudersaccount aanvragen >
BillSync activeren >
Dossier activeren + documenten exporteren >
ExpertM /Plus UBL activeren >
Boeken in Expert/M plus

Een Billit medewerker nodigt je uit op je boekhoudersaccount en plant een kennismakingsgesprek in met één van onze experten nadat u het aanvraagformulier ingedient hebt.

Zijn er al enkele van je klanten actief op Billit? Laat het ons weten, dan koppelen we deze ondernemers met uw account.

  Super! Je hebt toegang, aarzel niet om het platform al te verkennen. De volgende stap is BillSync activeren!

Een Billit expert installeert BillSync in samenwerking met uw IT-partner, nadat u het aanvraagformulier ingedient hebt.

Per ondernemer zal door BillSync een folder gezocht worden met het overeenkomstige ondernemingsnummer. Indien deze folder niet bestaat, zal een unieke folder worden aangemaakt. Die folder zal op zijn beurt drie subfolders bevatten,

nl. één voor de verkoopfacturen, één voor de aankoopfacturen en één voor de documenten

Aarzel niet om Billit te contacteren mocht je vragen hebben over BillSync. We helpen je graag verder.

  Proficiat, BillSync is nu actief op uw ExpertM/plus server. De volgende stap is e-facturen van ondernemers pushen naar je server

Vanuit uw boekhoudersaccount hebt u een overzicht van alle Billit dossier van uw ondernemers en ziet u exact hoeveel nieuwe documenten er ter beschikking zijn om te importeren in Expert/M Plus.

Je klikt in je boekhoudersaccount op de rubriek Dossiers . Dit scherm toont je alle gekoppelde ondernemers.

Klik nu op de knop Voeg toe vanuit Boekhoudpakket, vanuit dit scherm kan je nieuwe dossiers aanmaken op basis van de bedrijfsinformatie in ExpertM/Plus. 

BillSync zal automatisch de facturen en documenten synchroniseren voor dit dossier, op basis van de instellingen in het integraties scherm. Er zijn opnieuw 3 automatische frequenties (Nooit, Einde maand, Na 10 minuten)

Nooit: de documenten en facturen worden door de ondernemer manueel verzonden via het menu Boekhouder in hun profiel.
Laatste maand (aanbevolen): Alle documenten van vorige maand(en) worden automatisch verzonden naar de boekhouder op basis van onderstaande integraties.
Na 10 minuten: Alle documenten worden automatisch verzonden naar de boekhouder op basis van onderstaande integraties (10 min vertraging).

  Proficiat, Je hebt nieuwe dossiers aangemaakt. De bedrijfsinfo, klanten & leveranciers zijn overgenomen! Volgende stap is nieuwe facturen toevoegen en/of the login verzenden naar de gebruiker.

Wanneer alle bestanden gecontroleerd zijn, kunnen de documenten geëxporteerd worden. Dit gebeurt per dossier om het overzicht te kunnen bewaren.

Dashboard > [Naam dossier] (met te exporteren bestanden) > ‘Exporteren' > Datum (aanpassen tot wanneer gewenste export) > Exporteer

De UBL-facturen worden automatisch in de juiste map op uw server opgeslagen (zie configuratie BillSync). Aankoopfacturen, verkoopfacturen en documenten komen automatisch in drie verschillende submappen terecht.

  Geweldig, Je hebt de nieuwe facturen correct geëxporteerd naar je ExpertM/Plus server. De volgende stap is deze importeren.

Op het dashboard staat aangegeven voor welke dossiers er te controleren bestanden zijn. Dit zijn bestanden waar in Snelle invoer is aangegeven dat die factuur gecontroleerd dient te worden alvorens te importeren.

Klik op het dossier waarvoor er te controleren of te exporteren documenten zijn en open het aankoop/verkoopdagboek. Wanneer het dagboek wordt geopend, staat bij de te controleren bestanden een oranje uitroepteken. Wanneer dit bestand vervolgens wordt geopend heeft een dossierbeheerder in het veld ‘Interne informatie’ ingevuld wat gecontroleerd dient te worden. Vul deze velden verder aan.

Wanneer de grootboekrekening te controleren is en deze voor deze klant nog niet aangemaakt is, dient deze aangemaakt te worden in het boekhoudprogramma.

Wanneer een grootboekrekening wordt aangemaakt in Expert/M Plus wordt deze automatisch gesynchroniseerd in Billit. Wanneer de aanpassingen zijn gemaakt, dient op ‘goedkeuren en volgende controleren gedrukt te worden om zo naar het volgende te controleren bestand te gaan.

TIP: Zorg dat je beide dagboeken gecontroleerd hebt voor je exporteert.

In het Centraal dossierbeheer zult u, voor elk dossier waarin u UBL Import wilt gebruiken, op het tabblad Beheer, het veld Importeren van facturen via moeten aanvinken bij UBL en Importeren naar op Expert/M Plus moeten zetten.

Na het opstarten van Expert/M Plus moet u eerst de UBL configuratie opstarten voor u gebruik maakt van UBL Import. Dit doet u via Configuratie, Configuratie Kluwer Exchange, Configuratie UBL Import. Dit is enkel nodig de eerste maal dat u de Import UBL opstart.

expert/m ubl

  Controleer zeker dat u Negatieve creditnota’s positief actief heeft staan!
  Super! Je ExpertM/Plus is nu geconfigureerd om UBL bestanden te verwerken. Nu dien je per dossier het pad in te stellen waar de UBL bestanden staan...

Open voor ieder Billit Dossier dat gekoppeld is je boekhoudersprofiel het ExpertM/Plus dossier en open Configuratie > Beheer gekoppelde documenten.

ExpertM/plus is in staat om automatisch te detecteren of er nieuwe UBL bestanden beschikbaar zijn. Deze functie is een echte tijdswinner voor dossierbeheerders. Zodra ze het dossier openen, zal ExpertM/Plus gaan kijken in deze folders of er nieuwe UBL bestanden beschikbaar zijn via BillSync. Zodra u of een ondernemer nieuwe facturen via BillSync gedeeld heeft, zullen deze in het ExpertM/Plus dossier verschijnen, klaar om te importeren.

We raden de volgende structuur aan :

 

  Fantastisch! Voortaan zal u bij het openen van een dossier in ExpertM/Plus gewaarschuwd worden als er nieuwe facturen klaar staan om te importeren en te boeken. Volgende stap legt je stap voor stap uit hoe dit werkt.

Open in ExpertM/plus het gewenste dossier, je zal merken dat er op het dashboard een indicatie wordt gegeven van de te verwerken documenten. In onderstaande voorbeeld werden 3 e-verkoopfacturen en 3 e-aankoopfacturen door een ondernemer klaar gezet om te importeren.

Of, Indien er UBL bestanden klaar staan in de gekoppelde folders, dan zal het volgende icoontje oplichten in het scherm ingave aankopen of verkopen.

 

Wanneer je op dat icoontje klikt toont Expert/M Plus de UBL bestanden in de ingestelde mappen. Dubbelklikken op een UBL bestand zal het bestand inlezen een klaarzetten om gecontroleerd te worden.

Als de klant nog niet bestaat moet deze eerst aangemaakt worden. Nadat de klant aangemaakt is moet er nogmaals gedubbelklikt worden op het UBL bestand.

 

Je kan voor iedere factuur in Billit die in Expert-M Plus verwerkt boekingsinformatie raadplegen. In het dagboek kan je nagaan welke factuur geboekt is en welke nog niet. Billit toont ook in de details van de factuur een overzicht van de geboekte rekeningen.
Expert-m klantenportaal

  U hebt zonet uw eerste UBL facturen geïmporteerd en geboekt!
  Er zijn ongeldige ventilatiecodes aanwezig?
De factuur staat ingesteld als IC BTW tarief, maar het facturatie adres is in België.
  Bij inlezen van UBL bestanden wordt geen PDF bestand getoond naast het ingavescherm in de dagboeken. U krijgt enkel een leeg blauw scherm. 
Gelieve volgende wijzigingen aan te vragen aan uw IT-verantwoordelijke :
De Windows DEP instellen enkel voor Windows programma's en services.
Volgende directories uit de virusscan halen : 
C:\kluwer
C:\kluwerdata
C:\program files (x86)\adobe
C:\program files (x86)\kluwer
C:\program files (x86)\kluwer software
De server heropstarten om de wijzigingen te activeren.
  Deze antwoorden zijn één van de vele die u terugvindt in de Kluwer knowledge databank