AANMELDEN

Diepgaande integratie met Octopus

Tweerichtingsverkeer om beide systeem zo consistent mogelijk te houden met een minimum aan manueel werk.

Info! Ondernemers die gekoppeld zijn aan hun boekhouder in Billit zien deze optie niet, de dossierbeheerder kan deze instelling beheren via hun admin account > klanten > betreffende dossier selecteren > Integraties.
Let op: De automatische verzending naar het verkoopdagboek kan enkel wanneer het verkoopdagboek niet geopend is in de client van Octopus

Octopus boekhoudsoftware is een product ontwikkeld en op de markt gebracht door Inaras NV, een onderdeel van de Dekimo groep.

Billit beheerders kunnen via Instellingen > Koppelingen > Octopus hun verkoopboek automatisch of op aanvraag koppelen met Octopus.

Wat mag ik van deze koppeling verwachten?

✔ Synchronisatie alle klanten & leveranciers vanuit uw Octopus dossier naar Billit.
✔ Uitgaves worden vanuit Billit automatisch doorgestuurd naar Octopus, maar niet automatisch geboekt.
✔ Documenten (bijvoorbeeld aflossingstabellen) worden via de klassieke BillSync methode aangeleverd.
✔ Synchronisatie van alle inkomsten vanuit uw Billit dossier naar Octopus. Deze worden automatisch geboekt op basis van de ingestelde grootboekrekeningen.

Hoe koppeling tussen Billit en Octopus activeren als ondernemer? 

  1. Klik in Billit op het menu Instellingen > Integraties > Octopus
  2. Vervolledig de gevraagde parameters  (deze instellingen zijn afhankelijk van de instellingen in Octopus, maak hier goede afspraken met je boekhouder) en klik op Opslaan


  3. Open Toon Communicatie en bemerk dat de beschikbare relaties in Octopus al zijn gesynchroniseert in Billit.
  4. Klik op Klanten of Leveranciers in Billit om na te gaan of de relaties uit Octopus correct zijn overgenomen. Het is niet ons doel om de klanten/leveranciers nummering in sync te houden met Octopus. De nummer in Billit is louter een identificatienummer en heeft geen boekhoudkundige meerwaarde.
Proficiat! De koppeling is actief.

Hoe kan ik de facturen doorsturen naar Octopus dankzij deze koppeling?

  1. Open het menu Boekhouder in je met Octopus gekoppelde dossier
  2. Zorg ervoor dat alle facturen die je wenst te delen met je boekhouder geselecteerd zijn in het overzicht (rechts).
  3. Klik op de knop versturen
  4. Billit start nu met de facturen de versturen naar Octopus, je kan de details hiervan volgen in de kader Toon communicatie in het integraties scherm van Octopus in Billit

Hoe verloopt de import van verkoopfacturen?

De verkoopfacturen worden automatisch verwerkt en geboekt op het grootboekrekening dat je ingegeven hebt in die factuur of orderlijn. Doe je dit niet, dan neemt Billit standaard de grootboekrekeningnummer dat is ingesteld in de Octopus koppelingscherm onder het menu Instellingen > Integraties > Octopus.

Bestaat de klant van de verkoopfactuur nog niet in Octopus dan wordt deze in dit proces onmiddellijk aangemaakt.

Hoe verloopt de import van aankoopfacturen?

De aankoopfacturen worden automatisch opgeladen in de Document Import Viewer in Octopus. Je hebt voor de aankoopfacturen nood aan het DMS systeem van Octopus. Voor meer informatie over prijs en activatie kan u terecht via info@octopus.be.

Bron: https://login.octopus.be/files/nl/Octopus-Document-Management-System.pdf

Help! Mijn factuur wordt niet ingeladen in het documentenscherm?

  1. Controleer of de leverancier bestaat
  2. Na het aanmaken van de leverancier syncroniseer je best even zodat deze zeker goed gekend is.
  3. Controleer of de knop "automatisch koppelen bij uitvoeren boekingen" geactiveerd is
  4. Hetzelfde document opnieuw laden lukt vaak niet. Als er 2 documenten klaar staan in de document importviewer switch je best tussen de 2. Dan zal octopus het document wel terug laden

Help! De grootboekrekening wordt niet automatisch ingevuld bij aankoopfacturen?

Stel een standaard grootboekrekening in op de leverancier. Het lijkt er op dat octopus dit niet automatisch aanleert bij import UBL

Help! De PDF van de verkoopfacturen wordt niet getoond in Octopus?

Dit kan momenteel niet, we onderzoeken of we dit in de toekomst beschikbaar kunnen maken (DMS?) in samenwerking met de softwareleverancier van Octopos.