Scan en Herken via Snelle invoer

Billit is zelflerend en maakt gebruik van kunstmatige intelligentie.

Veel tijd kwijt met bonnen en facturen verwerken? Bespaar die tijd met Scan & Herken. Scan uw documenten en de administratieve verwerking gaat vanzelf in Billit. Tegelijkertijd bouwt u automatisch een digitaal archief op.

Neem het harde werk uit de verwerking van facturen met Billit. Met geavanceerde en eigen ontworpen Artificiële Intelligentie, bieden we de snelste en meest kosteneffectieve methode die beschikbaar is voor u om zowel papieren als elektronische facturen op te nemen in uw administratie.

Elimineer verborgen kosten. Verminder gegevensinvoer en stroomlijn alles, van het indienen van uitgaven tot het afstemmen van transacties.

De voordelen van scan en herken:

Uploaden en splitsen van factuurbatches
Optimale veldherkenning
Automatische verwerking van in- en verkoopfacturen / Credit nota's / documenten
Direct een boekingsvoorstel
Bouwt automatisch een digitaal dossier op
Verwerkt facturen rechtstreeks met UBL
Uploaden en splitsen van factuurbatches

Hoe werkt het ?

Via Snelle invoer kan je moeiteloos een PDF, een afbeelding of een UBL xml-bestand opladen in Billit. Een document opladen kan manueel, via e-mail en/of API's koppelingen. 

scan en herken

Vele bedrijven maken een gepersonaliseerd e-mail adres  aan (boekhouding@bedrijfsnaam.be) dat alle e-mails automatisch doorstuurt naar het unieke Billit mail adres. Zowel gescande papieren facturen als e-mails met factuurbijlagen worden automatisch verwerkt. 

One.com verificatie mails worden automatisch verwerkt en goedgekeurd zodra deze in Snelle invoer worden opgeladen. Je hoeft hiervoor dus niets te ondernemen.

Het verwerken van de documenten duurt enkele seconden.

Billit detecteert moeiteloos factuurgegevenswaarden zoals factuurnummer, factuurdatum, BTW-nummer van leverancier, inkoopordernummer, factuurbedrag en veel meer. Bewaar deze informatie naadloos in Billit onder Inkomsten, Uitgaven of Documenten.

Je zal merken dat de volgende factuur van die leverancier correct verwerkt zal worden en vele andere ondernemers profiteren hiervan mee. Billit zal de het gescande document naar een met tekst doorzoekbare PDF converteren voor toekomstig gebruik (ja - de PDF wordt ook in Billit opgeslagen!). Je kan dus later op ieder herkende woord in de foto zoeken. Super handig!

Mocht er een foutieve interpretatie zijn, aarzel niet om dit te corrigeren.

Hoe voeg je documenten toe aan Snelle invoer?

  1. In Billit, klik op het menu Snelle invoer.
  2. Klik op Toevoegen 
    • - Methode 1 is de meest gebruikte methode, gebruik dit voor een PDF factuur die je van je leverancier hebt ontvangen. Ieder PDF bestand is een unieke factuur.
    • - Methode 2 wordt vaak gebruikt in combinatie met een scanner. Ieder PDF bestand bevat vaak vele facturen.
    • - Methode 3 zal de aparte PDF bestanden die je naar de snelle invoer stuurt via een e-mail automatisch samenvoegen in één algemeen PDF bestand. Ieder dossier heeft een extra e-mail adres in het formaat bedrijf-uniekecode-one@my.billit.be.
  3. Na enkele seconden zijn de opgeladen documenten verwerkt en staan ze klaar ter controle.
  4. Bemerk rechts de originele factuur en links de details van de factuur. Vele velden zijn automatisch ingevuld door Billit op basis van de PDF.
  5. Billit detecteert automatisch Type document (inkomst, uitgave, credit nota, factuur of document), Leverancier of Klant (via ondernemingsnummer), Datums, BTW tarief, Munt eenheid en Gestructureerde mededeling (OGM).
  6. Het onderwerp van de mail wordt automatisch toegevoegd in het veld Extra tekst op PDF (handig als je extra informatie op de PDF wenst te drukken bij het forwarden van een factuur naar snelle invoer).
  7. Corrigeer de foutieve waarden. (TIP: Bemerk dat je met je muis de tekst kan overnemen van de pdf door eerst het tekstveld leeg te maken en vervolgens op het juiste woord of getal in de afbeelding rechts te klikken.)
  8. Indien de factuur volledig is nagekeken, klik op Opslaan
  9. Deze factuur is nu bewaard in de juiste lijst (Inkomsten, Uitgaven, Documenten).

Is er een mobiele app?

Foto's of scans van facturen via de Billit Scan App worden automatisch opgeladen in de scan en herken pagina (Snelle invoer). De app is momenteel beschikbaar op Android  en Apple toestellen.

Is er een API beschikbaar?

Zeker, je kan via de API automatisch documenten opladen in snelle invoer. Hiervoor gebruik je de ToProcess API.

Worden de factuurlijnen ook herkend?

Deze worden automatisch herkend, indien Billit deze factuurlijnen aangeleerd heeft gekregen? Wist je dat als je de factuurlijn exact overneemt van op de factuur, de kans heel groot is dat Billit deze factuurlijn de volgende keer automatisch verwerkt voor je?

Is er een limiet bij het opladen?

Neen, Billit zal je niet limiteren. Alle documenten komen in een buffer en dienen verwerkt te worden. Als je 500 documenten wil opladen in één bulk actie, dan kan dit. Dit is een zeer grote troef van Billit ten opzichte van andere service providers.

 



De vernieuwde Billit-app

De vernieuwde Billit-app

Billit in je broekzak

 

 

Billit-app google play store

Billit-app apple app store

 

De Billit-app is het mobiele broertje van het Billit-platform. Aanvankelijk was de app vooral een verlengstuk van de snelle invoer waarmee je onderweg bonnetjes en facturen kan inscannen. Gebruikers van de app zullen wel al gemerkt hebben dat er de voorbije periode steeds meer features aan de app zijn toegevoegd. En daar blijft het niet bij. Onze ontwikkelaars zijn volop bezig met het uitwerken van nieuwe features en toepassingen. Hou dus zeker de updates in de gaten van je app-store.

Momenteel kun je met de Billit-app:

• bonnetjes, documenten en facturen scannen en doorsturen naar de snelle invoer in Billit.

• de lijst met je inkomende en uitgaande facturen bekijken. Alle facturen zijn downloadbaar als pdf-bestand.

• een overzicht van je openstaande facturen, de rekeningstanden van je gekoppelde bankrekeningen en je cashflow bekijken op het dashboard.

• de lijst met je klanten en leveranciers bekijken. Je kunt de gegevens van een klant of leverancier ook bewerken in de app.

• rechtstreeks bellen of mailen vanuit een klanten- of leveranciersfiche.

• de lijst met je documenten bekijken.

• de lijst met je banktransacties bekijken.

Tevreden over de app? Of zie je nog ergens ruimte voor verbetering? Laat het ons zeker weten. Dankzij jullie gebruikerservaring kunnen we Billit en de app blijven verbeteren!

 

Billit-app google play store

Billit-app apple app store

 

FAQ

Q: Hoe worden bonnetjes verwerkt via de app?
A: Bij het nemen van een foto via de app krijg je telkens de keuze om aan te duiden om welke soort uitgave het gaat. Duid je ‘factuur/diverse’ aan, dan wordt je factuur ter verwerking doorgestuurd naar de snelle invoer. Duid je een andere categorie aan dan komt je uitgave standaard meteen in de uitgavenlijst terecht met als leverancier de categorie waartoe het bonnetje behoort. Een bonnetje moet wettelijk gezien minder informatie bevatten dan een factuur en hoef je dus verder niet meer te verwerken. Via ‘Instellingen’ -> ‘Mobiele app’ kun je er echter ook voor kiezen om ook bonnetjes eerst ter verwerking naar de snelle invoer te sturen.

Q: Ik wil een bonnetje opslaan door het te verwerken als factuur in 'Snelle Invoer' maar vind de naam van de categorie niet tussen mijn leveranciers.
A: Als het de eerste keer is dat je een bonnetje uit deze categorie wil opslaan moet je de categorie nog aanmaken als leverancier. Wanneer je in de app zelf een categorie selecteert maakt Billit automatisch een leverancier aan met de naam van de categorie.

De vernieuwde Billit-app

Billit in je broekzak

De vernieuwde Billit-app

De Billit-app is het mobiele broertje van het Billit-platform. Aanvankelijk was de app vooral een verlengstuk van de snelle invoer waarmee je onderweg bonnetjes en facturen kan inscannen. Gebruikers van de app zullen wel al gemerkt hebben dat er de voorbije periode steeds meer features aan de app zijn toegevoegd. En daar blijft het niet bij. Onze ontwikkelaars zijn volop bezig met het uitwerken van nieuwe features en toepassingen. Hou dus zeker de updates in de gaten van je app-store.

Momenteel kun je met de Billit-app:

• bonnetjes, documenten en facturen scannen en doorsturen naar de snelle invoer in Billit.

• de lijst met je inkomende en uitgaande facturen bekijken. Alle facturen zijn downloadbaar als pdf-bestand.

• een overzicht van je openstaande facturen, de rekeningstanden van je gekoppelde bankrekeningen en je cashflow bekijken op het dashboard.

• de lijst met je klanten en leveranciers bekijken. Je kunt de gegevens van een klant of leverancier ook bewerken in de app.

• rechtstreeks bellen of mailen vanuit een klanten- of leveranciersfiche.

• de lijst met je documenten bekijken.

• de lijst met je banktransacties bekijken.

Tevreden over de app? Of zie je nog ergens ruimte voor verbetering? Laat het ons zeker weten. Dankzij jullie gebruikerservaring kunnen we Billit en de app blijven verbeteren!

 

Billit-app google play store

Billit-app apple app store

 

FAQ

Q: Hoe worden bonnetjes verwerkt via de app?
A: Bij het nemen van een foto via de app krijg je telkens de keuze om aan te duiden om welke soort uitgave het gaat. Duid je ‘factuur/diverse’ aan, dan wordt je factuur ter verwerking doorgestuurd naar de snelle invoer. Duid je een andere categorie aan dan komt je uitgave standaard meteen in de uitgavenlijst terecht met als leverancier de categorie waartoe het bonnetje behoort. Een bonnetje moet wettelijk gezien minder informatie bevatten dan een factuur en hoef je dus verder niet meer te verwerken. Via ‘Instellingen’ -> ‘Mobiele app’ kun je er echter ook voor kiezen om ook bonnetjes eerst ter verwerking naar de snelle invoer te sturen.

Q: Ik wil een bonnetje opslaan door het te verwerken als factuur in 'Snelle Invoer' maar vind de naam van de categorie niet tussen mijn leveranciers.
A: Als het de eerste keer is dat je een bonnetje uit deze categorie wil opslaan moet je de categorie nog aanmaken als leverancier. Wanneer je in de app zelf een categorie selecteert maakt Billit automatisch een leverancier aan met de naam van de categorie.