Scan en Herken via Snelle invoer

Billit is zelflerend en maakt gebruik van kunstmatige intelligentie.

Veel tijd kwijt met bonnen en facturen verwerken? Bespaar die tijd met Scan & Herken. Scan uw documenten en de administratieve verwerking gaat vanzelf in Billit. Tegelijkertijd bouwt u automatisch een digitaal archief op.

Neem het harde werk uit de verwerking van facturen met Billit. Met geavanceerde en eigen ontworpen Artificiële Intelligentie, bieden we de snelste en meest kosteneffectieve methode die beschikbaar is voor u om zowel papieren als elektronische facturen op te nemen in uw administratie.

Elimineer verborgen kosten. Verminder gegevensinvoer en stroomlijn alles, van het indienen van uitgaven tot het afstemmen van transacties.

De voordelen van scan en herken:

Uploaden en splitsen van factuurbatches
Optimale veldherkenning
Automatische verwerking van in- en verkoopfacturen / Credit nota's / documenten
Direct een boekingsvoorstel
Bouwt automatisch een digitaal dossier op
Verwerkt facturen rechtstreeks met UBL
Uploaden en splitsen van factuurbatches

Hoe werkt het ?

Via Snelle invoer kan je moeiteloos een PDF, een afbeelding of een UBL xml-bestand opladen in Billit. Een document opladen kan manueel, via e-mail en/of API's koppelingen. 

scan en herken

Vele bedrijven maken een gepersonaliseerd e-mail adres  aan (boekhouding@bedrijfsnaam.be) dat alle e-mails automatisch doorstuurt naar het unieke Billit mail adres. Zowel gescande papieren facturen als e-mails met factuurbijlagen worden automatisch verwerkt. 

One.com verificatie mails worden automatisch verwerkt en goedgekeurd zodra deze in Snelle invoer worden opgeladen. Je hoeft hiervoor dus niets te ondernemen.

Het verwerken van de documenten duurt enkele seconden.

Billit detecteert moeiteloos factuurgegevenswaarden zoals factuurnummer, factuurdatum, BTW-nummer van leverancier, inkoopordernummer, factuurbedrag en veel meer. Bewaar deze informatie naadloos in Billit onder Inkomsten, Uitgaven of Documenten.

Je zal merken dat de volgende factuur van die leverancier correct verwerkt zal worden en vele andere ondernemers profiteren hiervan mee. Billit zal de het gescande document naar een met tekst doorzoekbare PDF converteren voor toekomstig gebruik (ja - de PDF wordt ook in Billit opgeslagen!). Je kan dus later op ieder herkende woord in de foto zoeken. Super handig!

Mocht er een foutieve interpretatie zijn, aarzel niet om dit te corrigeren.

Hoe voeg je documenten toe aan Snelle invoer?

  1. In Billit, klik op het menu Snelle invoer.
  2. Klik op Toevoegen 
    • - Methode 1 is de meest gebruikte methode, gebruik dit voor een PDF factuur die je van je leverancier hebt ontvangen. Ieder PDF bestand is een unieke factuur.
    • - Methode 2 wordt vaak gebruikt in combinatie met een scanner. Ieder PDF bestand bevat vaak vele facturen.
    • - Methode 3 zal de aparte PDF bestanden die je naar de snelle invoer stuurt via een e-mail automatisch samenvoegen in één algemeen PDF bestand. Ieder dossier heeft een extra e-mail adres in het formaat bedrijf-uniekecode-one@my.billit.be.
  3. Na enkele seconden zijn de opgeladen documenten verwerkt en staan ze klaar ter controle.
  4. Bemerk rechts de originele factuur en links de details van de factuur. Vele velden zijn automatisch ingevuld door Billit op basis van de PDF.
  5. Billit detecteert automatisch Type document (inkomst, uitgave, credit nota, factuur of document), Leverancier of Klant (via ondernemingsnummer), Datums, BTW tarief, Munt eenheid en Gestructureerde mededeling (OGM).
  6. Het onderwerp van de mail wordt automatisch toegevoegd in het veld Extra tekst op PDF (handig als je extra informatie op de PDF wenst te drukken bij het forwarden van een factuur naar snelle invoer).
  7. Corrigeer de foutieve waarden. (TIP: Bemerk dat je met je muis de tekst kan overnemen van de pdf door eerst het tekstveld leeg te maken en vervolgens op het juiste woord of getal in de afbeelding rechts te klikken.)
  8. Indien de factuur volledig is nagekeken, klik op Opslaan
  9. Deze factuur is nu bewaard in de juiste lijst (Inkomsten, Uitgaven, Documenten).

Is er een mobiele app?

Foto's of scans van facturen via de Billit Scan App worden automatisch opgeladen in de scan en herken pagina (Snelle invoer). De app is momenteel beschikbaar op Android  en Apple toestellen.

Is er een API beschikbaar?

Zeker, je kan via de API automatisch documenten opladen in snelle invoer. Hiervoor gebruik je de ToProcess API.

Worden de factuurlijnen ook herkend?

Deze worden automatisch herkend, indien Billit deze factuurlijnen aangeleerd heeft gekregen? Wist je dat als je de factuurlijn exact overneemt van op de factuur, de kans heel groot is dat Billit deze factuurlijn de volgende keer automatisch verwerkt voor je?

Is er een limiet bij het opladen?

Neen, Billit zal je niet limiteren. Alle documenten komen in een buffer en dienen verwerkt te worden. Als je 500 documenten wil opladen in één bulk actie, dan kan dit. Dit is een zeer grote troef van Billit ten opzichte van andere service providers.

 



 

De Billit-app

Scan bonnetjes en facturen met je smartphone

 

Bonnetjes en facturen scannen met de Billit-app Bonnetjes en facturen scannen met de Billit-app

 

Het overkomt iedereen wel eens. Het is druk in de zaak, het einde van het kwartaal nadert, en het lijkt wel alsof je in elke broekzak nog een bonnetje terugvindt. Maar waar was dat bonnetje van die taxirit nu ook weer naartoe? Met de Billit-app zijn dit soort scenario’s verleden tijd. Scan je bonnetjes met de Billit-app en importeer ze rechtstreeks in Billit. Bij het inscannen kun je de prijs en categorie kiezen, Billit verzamelt ze voor jou per categorie onder 'Uitgaven'. Heb je even geen tijd? Sla je bonnetje gewoon op en verwerk het later via snelle invoer. Naast bonnetjes kun je ook facturen scannen met de Billit-app. Selecteer bij het opslaan 'Factuur' als categorie en de app verstuurt je factuur meteen naar je snelle invoer om te verwerken. Zo verlies je nooit meer een factuur of bonnetje en spaar je heel wat tijd uit. Handig toch?

 

Billit-app google play store

Billit-app apple app store

 

FAQ

Q: Ik heb mijn bonnetje opgeslagen zonder categorie of prijs aan te duiden in de app, maar kan het nu in 'Snelle Invoer' alleen maar als factuur opslaan.
A: Dat klopt. Een bonnetje wordt in Billit namelijk altijd opgeslagen als een factuur. Bonnetjes hebben in tegenstelling tot echte facturen geen echte leverancier uit uw lijst met leveranciers als leverancier, maar de naam van de categorie waartoe het behoort (bv. Restaurant of relatiegeschenk). Op deze manier krijgt je boekhouder alle bonnetjes onder 1 categorie (die dan dus in de plaats van de naam van de leverancier staat) in zijn boekhoudsoftware. Eenmaal je een bonnetje hebt opgeslaan vind je die categorie dan ook als een leverancier terug bij 'Leveranciers'.

Q: Ik wil een bonnetje opslaan door het te verwerken als factuur in 'Snelle Invoer' maar vind de naam van de categorie niet tussen mijn leveranciers.
A: Als het de eerste keer is dat je een bonnetje uit deze categorie wil opslaan moet je de categorie nog aanmaken als leverancier. Wanneer je in de app zelf een categorie selecteert maakt Billit automatisch een leverancier aan met de naam van de categorie.