Hoe e-mails worden verzonden vanuit Billit

Technische discussie

  Een populaire vraag bij de Billit klantendienst is dat e-mails met facturen in de wachtrij blijven staan. Deze facturen worden niet verzonden tot het e-mail adres in de bedrijfsfiche gevalideerd is. Controleer het uitroepingsteken rechtsbovenaan Billit om de validatie te starten.

Billit biedt organisaties de mogelijkheid om facturen (alsook offertes of credit nota's) te versturen naar hun klanten via PEPPOL, e-mail en/of traditionele (aangetekende) post. Het verzenden van e-mail namens duizenden Billit-organisaties, naar de miljoenen van hun klanten is een belangrijke onderneming, die we serieus nemen. Onlangs hebben we het mechanisme gewijzigd waarmee we e-mails met klantfacturen verzenden. 

We realiseren ons dat onze gebruikers absoluut willen dat e-mail die ze verzenden, wordt ontvangen door hun klanten. Hun cashflow en bedrijfsactiviteiten zijn afhankelijk van tijdige betalingen. Ook al is e-mail een onbetrouwbaar communicatiemechanisme, we proberen het zo robuust en betrouwbaar mogelijk te maken voor Billit-klanten om e-mail te gebruiken om facturen naar hun klanten te verzenden.

Hoe configureer ik dit in Billit?

We bieden u 2 opties aan: Imiteren van uw e-mail adres OF versturen via uw eigen e-mailserver.

Imiteren van e-mail: 
neem contact met je website beheerder en vraag SPF record (v=spf1 include:my.billit.be) toe te voegen in uw DNS. Indien u reeds een bestaand SPF record heeft moet u enkel include:my.billit.be toevoegen net na "v-spf1 ".

Versturen e-mail via uw eigen e-mailserver: 
via Billit instellingen > geavanceerd de juiste SMTP gegevens te bewaren. Microsoft Office 365 gebruikers verbinden met smtp.office365.com, Gmail gebruikers verbinden met smtp.gmail.com enz. 

smtp

Waar kan ik het e-mailadres aanpassen vanwaaruit Billit e-mails verstuurt?

Billit verstuurt de mails vanuit onze eigen e-mailserver of via uw eigen e-mailserver. Indien de e-mails verzonden worden vanuit de e-mailserver van Billit zorgen we ervoor dat uw e-mail adres zichtbaar is aan uw klanten. We gebruiken hiervoor het e-mailadres dat in uw bedrijfsfiche staat. Je kan dit wijzigen door op het witte tabblad te klikken linksboven of via deze handleiding.

Wat als ik een foutief e-mailadres gebruikte?

Indien je in uw klantenfiche een foutief e-mail adres gebruikt, zal er een foutmelding verzonden worden met als melding dat je mail niet correct afgeleverd kon worden door de mailserver. Indien deze foutmelding terugkomt op de mailserver van Billit, zal het platform je een melding tonen (zie uitroepingsteken rechtsbovenaan) en de factuur op niet verzonden plaatsen in je inkomstenlijst.

 

Hoe voorkomt Billit dat mijn e-mails in SPAM terecht komt?

Het e-maillandschap is de afgelopen 5 jaar dramatisch veranderd, en mailservers en e-mail ISP's hebben allemaal unieke werkwijzen ontwikkeld om hun gebruikers te beschermen tegen spam en andere ongevraagde e-mail die momenteel het internet overspoelt. In de afgelopen 10 jaar zijn er verschillende standaarden en defacto-praktijken ontwikkeld om mail servers te helpen in het nemen van beslissingen over welke e-mails te vertrouwen zijn:

  1. Sender Policy Framework (SPF), een +10-jarige standaard die de eigenaar van een e-mail toestaat om een bepaald domein (bijvoorbeeld billit.be) toelating te geven om e-mail te mogen verzenden.
  2. DomainKeys Identified Mail (DKIM) een iets nieuwere standaard die de afzender van toestaat een e-mail om hun e-mail digitaal te ondertekenen om te bewijzen dat het van hen afkomstig is.
  3. Spam filtering is een reeks van algoritmen die mailservers hebben en op e-mail worden uitgevoerd om te proberen bepalen of de inhoud van de e-mail 'spammy' is
  4. Blacklisting van IP-adressen of e-mailadressen waarvan bekend is dat ze veel spam sturen.
  5. Domain based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC) een recente specificatie die SPF en DKIM combineert zodat e-mailafzenders kunnen bewijzen dat de e-mail werd door hen gestuurd.