AANMELDEN

Hoe e-mails worden verzonden vanuit Billit

Technische discussie

Billit biedt organisaties de mogelijkheid om facturen (alsook offertes of credit nota's) te versturen naar hun klanten via PEPPOL, e-mail en/of traditionele (aangetekende) post. Het verzenden van e-mail namens duizenden Billit-organisaties, naar de miljoenen van hun klanten is een belangrijke onderneming, die we serieus nemen. Onlangs hebben we het mechanisme gewijzigd waarmee we e-mails met klantfacturen verzenden. 

We realiseren ons dat onze gebruikers absoluut willen dat e-mail die ze verzenden, wordt ontvangen door hun klanten. Hun cashflow en bedrijfsactiviteiten zijn afhankelijk van tijdige betalingen. Ook al is e-mail een onbetrouwbaar communicatiemechanisme, we proberen het zo robuust en betrouwbaar mogelijk te maken voor Billit-klanten om e-mail te gebruiken om facturen naar hun klanten te verzenden.

Context

Het e-maillandschap is de afgelopen 5 jaar dramatisch veranderd, en mailservers en e-mail ISP's hebben allemaal unieke werkwijzen ontwikkeld om hun gebruikers te beschermen tegen spam en andere ongevraagde e-mail die momenteel het internet overspoelt. In de afgelopen 10 jaar zijn er verschillende standaarden en defacto-praktijken ontwikkeld om mail servers te helpen in het nemen van beslissingen over welke e-mails te vertrouwen zijn:

  1. Sender Policy Framework (SPF), een +10-jarige standaard die de eigenaar van een e-mail toestaat om een bepaald domein (bijvoorbeeld billit.be) toelating te geven om e-mail te mogen verzenden.
  2. DomainKeys Identified Mail (DKIM) een iets nieuwere standaard die de afzender van toestaat een e-mail om hun e-mail digitaal te ondertekenen om te bewijzen dat het van hen afkomstig is.
  3. Spam filtering is een reeks van algoritmen die mailservers hebben en op e-mail worden uitgevoerd om te proberen bepalen of de inhoud van de e-mail 'spammy' is
  4. Blacklisting van IP-adressen of e-mailadressen waarvan bekend is dat ze veel spam sturen.
  5. Domain based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC) een recent specificatie die SPF en DKIM combineert zodat e-mailafzenders kunnen bewijzen dat de e-mail werd door hen gestuurd

Hoe configureer ik dit in Billit?

We bieden u 2 opties aan: Imiteren van uw e-mail adres OF versturen via uw eigen e-mailserver.

Imiteren van e-mail: 
neem contact met je website beheerder en vraag SPF record (v=spf1 include:my.billit.be) toe te voegen in uw DNS. Indien u reeds een bestaand SPF record heeft moet u enkel include:my.billit.be toevoegen net na "v-spf1 ".

Versturen e-mail via uw eigen e-mailserver: 
via Billit instellingen > geavanceerd de juiste SMTP gegevens te bewaren. Microsoft Office 365 gebruikers verbinden met smtp.office365.com, Gmail gebruikers verbinden met smtp.gmail.com enz. 

smtp