Lay-out

Hoe kan ik de lay-out van mijn factuur, offerte, leveringsbon, bestelbon of creditnota aanpassen?

Om een factuurlay-out in te stellen kun je ook altijd een beroep doen op onze erkende partners. Zij kunnen voor een minimale kostprijs een factuurlay-out voor je instellen. Klik hier voor meer info.

Wanneer je een factuur, offerte, leveringsbon, bestelbon of creditnota aanmaakt in Billit worden deze telkens aangemaakt in de standaardlay-out. Je kunt deze standaardlay-out aanpassen of zelfs meerdere lay-outtemplates aanmaken waaruit je dan kunt kiezen bij het aanmaken van een document. Eenmaal je meerdere templates hebt aangemaakt voor een document, krijg je bij het aanmaken van een document bovenaan een dropdownmenu te zien waar je de gewenste template kunt selecteren.

Per lay-outtemplate kun je 3 taalversies instellen. Wanneer je bij het aanmaken van een factuur een bepaalde template selecteert opent Billit telkens de versie in de taal die in de klantenfiche van de klant is ingesteld.

Het instellen van de lay-out van een factuur werkt op dezelfde manier als het instellen van de lay-out van een creditnota, offerte, leveringsbon of bestelbon. De onderstaande uitleg geldt dus zowel voor het instellen van de lay-out of nieuwe lay-outtemplate van een factuur, maar ook voor die van een creditnota, offerte, leveringsbon of bestelbon. Meer info over het lay-outen van een begeleidende brief (dat is de e-mail waarmee je factuur, offerte, leveringsbon of bestelbon naar je klant wordt verstuurd) vind je hier.

Om een factuurlay-out in te stellen/ aan te passen klik je op het submenu ‘Huisstijl’ onder het menu ‘Instellingen’. Daarna selecteer je het document waarvoor je de lay-out wil aanpassen of een template wil toevoegen.

 

Op het volgende scherm zie je alle beschikbare templates voor dit document, telkens in 3 taalversies. Om een nieuwe template toe te voegen klik je op ‘Toevoegen’. Je kunt natuurlijk ook altijd de standaardversie die beschikbaar is aanpassen. Om een bepaalde template aan te passen klik je op ‘Bewerken’ bij de gewenste template.

 

Hierna kom je in het lay-outvenster terecht van de template die je wil bewerken.

 

Hierin kun je op allerlei manieren je factuurlay-out aanpassen. De factuurlay-out bestaat altijd uit 3 soorten elementen:

Je factuurlay-out bestaat steeds uit 2 soorten inhoudelijke tekstelementen:

Vaste elementen: deze komen op elke factuur voor. Voorbeelden van vaste elementen zijn: het woord ‘Factuur’, de zin ‘Gelieve deze factuur te betalen voor…” of de slogan van je bedrijf. Deze vaste elementen kun je gewoon in je factuurlay-out typen en worden telkens overgenomen op elke factuur.

Dynamische elementen: deze elementen verschillen van factuur tot factuur en zijn afhankelijk van de inhoud van een bepaalde factuur. Voorbeelden van dynamische elementen zijn: de gegevens van je klant, de prijs van een product, de datum van de factuur, …

De dynamische elementen op je facturen worden in je factuurlay-out weergegeven door zogenaamde sleutels. Wanneer je een factuur aanmaakt worden de sleutels uit de lay-out vervangen door de informatie waarvoor de sleutel staat. Deze informatie haalt Billit op in je bedrijfsfiche, de klantenfiche van de klant waaraan je factureert of uit de gegevens die je invoert bij het aanmaken van een factuur. Op de plaats waar de sleutel $Order.OrderNumber$ staat in je factuurlay-out bijvoorbeeld, wordt in de uiteindelijke factuur steeds het factuurnummer ingevuld. Op de plaats waar de sleutel $Order.TotalIncl$ staat wordt dan weer het totaalbedrag (incl BTW) van je factuur ingevuld. Je kan zelf bepalen welke sleutels je aan je factuurlay-out toevoegt. Hou er wel rekening mee dat bepaalde informatie wettelijk verplicht op een factuur vermeld moet staan. De standaardlay-out bevat steeds al deze wettelijk verplichte sleutels.

Om een sleutel aan je factuurlay-out toe te voegen klik je eerst op de plaats in je lay-out waar je deze sleutel wil plaatsen (links) en daarna op de sleutel die je op die plaats wil zetten (rechts in de lijst met sleutels). Om een sleutel te verwijderen selecteer je hem met je cursor en verwijder je hem met de ‘backspace’-toets.

 

Naast de vaste sleutels kun je ook zelf sleutels aanmaken om aan je factuur toe te voegen. Deze sleutels zijn gebaseerd op de extra velden die je hebt aangemaakt in je klantenfiche. Meer info over het aanmaken van extra velden in je klantenfiche vind je hier. Eenmaal je een extra veld hebt aangemaakt verschijnt de sleutel voor het extra veld in de lijst rechts onder ‘Customers’.

Sommige sleutels bevatten ook informatie die in principe vast staat, zoals het adres van je bedrijf. Toch is het handig om ook voor deze informatie de sleutels te blijven gebruiken. Zo hoef je niet al je lay-outtemplates aan te passen wanneer je bedrijf bijvoorbeeld van adres zou veranderden. We raden dan ook aan om enkel woorden en tekst als vast elementen te gebruiken wanneer het gaat om elementen die echt vast zijn, zoals bijvoorbeeld het woord ‘Naam:’ net voor de sleutel die ingevuld wordt met de naam van je klant en niet voor je adres of telefoonnummer.

Naast bepalen waar en welke inhoudelijke elementen er op je factuur voorkomen kun je een factuur ook vormelijk helemaal naar je hand zetten. Deze functies zijn gelijkaardig aan de functies die je kent van tekstverwerkingsprogramma’s zoals Word of Excel.

Tekstelementen kun je opmaken door de tekst te selecteren en gebruik te maken van de tekstopmaakfuncties in de tekstopmaakbalk bovenaan je factuurlay-out. Net zoals in tekstverwerkingsprogramma’s kun je tekst cursief plaatsen of onderstrepen, de kleur aanpassen en nog veel meer.

 

Tabellen kun je opmaken door met de rechtermuisknop op de op te maken tabel te klikken. Daarna kun je rijen, cellen of kolommen toevoegen of verwijderen, of de volledige tabelinstellingen aanpassen door op het item ‘tabeleigenschappen’ te klikken, waarop een venster met de tabeleigenschappen voor die tabel zal verschijnen.

 

Individuele cellen opmaken doe je door met de rechtermuisknop op de op te maken cel te klikken en onder het item ‘cel’ op het item ‘celeigenschappen’ te klikken. Hierop verschijnt een venster waarin je de celeigenschappen (zoals breedte, marge en kleur) kunt ingeven.

Naast inhoudelijke en vormelijke elementen kun je op je factuur ook op verschillende manieren afbeeldingen toevoegen.

Logo: Om je bedrijfslogo aan je factuurlay-out toe te voegen dien je het logo eerst op te laden in Billit. Dit doe je door op het submenu ‘Algemeen’ te klikken onder het menu ‘Instellingen’. In het ‘Algemeen’-kader kun je het logo opladen door op de knop ‘Bladeren’ te klikken en het bestand op je computer te selecteren. Bestandstypes die je kunt opladen zijn .png, .jpg, .jpeg en .tif. De aangeraden afmetingen van je logo zijn: breedte: 400px en hoogte: 200px.

 

Achtergrondafbeeldingen: een achtergrondafbeelding kun je nog het best vergelijken met briefpapier. De afbeelding wordt weergegeven op de achtergrond van je volledige factuurblad. Naast .png, .jpg, .jpeg en .tif kun je hiervoor ook een pdf-afbeelding invoegen. Zorg ervoor dat de verhouding van je achtergrondafbeelding dezelfde is als die van een A4-blad. In de vakken 'Marge in mm' kun je een marge instellen om de inhoud van je factuur naar beneden of naar boven te duwen. Zo kan je ervoor zorgen dat de inhoud van je factuur iets lager of hoger komt te staan om er voor te zorgen dat de boven- of onderkant van je achtergrondafbeelding zichtbaar blijft.

 

Losse afbeeldingen: Je kunt ook op andere plaatsen in je lay-out afbeeldingen invoegen. Hiervoor maak je gebruik van de afbeelding-knop in de opmaakbalk.

 

Nadat je op deze knop klikt krijg je de mogelijkheid om de url waarop je afbeelding te vinden is in te geven.

 

Heb je zelf geen server waar je afbeeldingen kunt uploaden, dan kan je ook eerst de afbeelding toevoegen als bijlage aan je bedrijfsfiche. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ in het vak ‘Bijlagen’ onder je bedrijfsfiche en selecteer de afbeelding op je computer.

 

Eenmaal je de afbeelding hebt toegevoegd aan je bedrijfsfiche kun je de afbeeldings-url kopiëren door met de rechtermuisknop te klikken op de datum waarop je de afbeelding hebt opgeladen en daarna op ‘kopieer koppelingslocatie’ te klikken. Daarna kun je de url plakken in het url-veld van het kader dat opent wanneer je een losse afbeelding aan je factuurlay-out wil toevoegen.

 

• Een laatste soort afbeeldingen die je aan je factuur kunt toevoegen zijn productafbeeldingen. Hiervoor dien je wel eerst afbeeldingen aan je producten toe te voegen. Meer info over het toevoegen van afbeeldingen aan een product vind je hier. Aangezien productafbeeldingen afhankelijk zijn van de producten die op je factuur komen moet je hiervoor gebruik maken van een sleutel. Om de sleutel toe te voegen aan je factuur ga je op dezelfde manier tewerk als voor inhoudelijke tekstelementen. Je klikt op de plaats in de factuurlay-out waar je de productafbeelding wilt zien verschijnen, en klikt dan op de sleutel voor productafbeeldingen in de lijst rechts. De sleutel voor productafbeeldingen is $Line.image$.

 

Vergeet na het instellen van je template niet om bovenaan de naam van je template in te vullen en aan te duiden of deze template je de standaardlay-out moet worden Deze wordt dan standaard geladen wanneer je een factuur aanmaakt. Je kan bij het aanmaken van een factuur uiteraard nog steeds een andere template kiezen in het dropdownmenu bovenaan.

 

Na het instellen van je factuurlay-out kun je klikken op:

Opslaan: Je factuurlay-out wordt opgeslagen, maar je blijft in de editor van de factuurlay-out staan.

Opslaan en terug: Je factuurlay-out wordt opgeslagen en je keert terug naar het overizicht van de aangemaakte templates.

Wissen: de template wordt gewist.

Dupliceer: Er wordt een nieuwe template gemaakt op basis van de lay-out die je net hebt ingesteld. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je twee templates ter beschikking wilt hebben met slechts enkele verschillen. Zo hoef je niet de hele template opnieuw in te stellen, maar kun je voor je nieuwe template vertrekken van de template die je al had.

Voorbeeld: Je krijgt een voorbeeld te zien van een factuur met de lay-out die je net hebt opgesteld. Opgelet! Om een voorbeeld te bekijken met je de template eerst opslaan én moet je al een factuur hebben aangemaakt. (Dit omdat het voorbeeld dan ingevuld wordt met de informatie van deze factuur. De factuur moet gecreëerd zijn, maar niet verzonden.)

 

Wil je de lay-out die je hebt aangemaakt voor de Nederlandstalige versie van een template ook gebruiken in de Franstalige en Engelstalige versie van die template? Dan moet je zowel de broncode als de code die je te zien krijgt wanneer je op ‘stijl’ klikt kopiëren en plakken in de broncode en het ‘stijl’-vak van de Franstalige en Engelstalige versie van je factuur. Dit kan je het best doen door beide codes eerst te kopiëren in een leeg tekstdocument alvorens de andere taalversie van de template te openen. Vergeet niet dat je dan in die versies wel nog terug de tekst moet vertalen in de taal van de taalversie waarin je ze net hebt gekopieerd.