Moet ik mijn papieren facturen bewaren?

Neen!

Het bewaren van de papieren facturen is een populaire vraag bij de Billit klantendienst.

Facturen mogen zowel op papier als elektronisch worden bewaard, ongeacht het oorspronkelijke formaat (papier of elektronisch) van de ontvangen factuur. De bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet worden vermeden en dat de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn  moet worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van de facturen niet mag worden gewijzigd, maar wel alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop deze waarborgen worden verschaft, mag vrij gekozen worden.

Wat zegt Europa?

Op 22 juli 2010 werd een Europese richtlijn (Richtl. Raad nr. 2010/45/EU, 13 juli 2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft, Pb.L. 22 juli 2010) uitgevaardigd die het mogelijk maakt om elektronisch te factureren. Deze richtlijn werd in 2012 door de Wet tot wijziging van de belasting over de toegevoegde waarde (Wet 17 december 2012 tot wijziging van de belasting over de toegevoegde waarde, BS 21 december 2012.) omgezet in de Belgische wetgeving (Wetboek belasting over de toegevoegde waarde, hierna Wetboek BTW).

Wat zegt het wetboek?

Een elektronische factuur wordt in artikel 1, §13, 2° Wetboek BTW omschreven als “een factuur die de in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten voorgeschreven gegevens bevat en in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen”.

Artikel 60, §5 van het Wetboek BTW stelt dat een elektronische factuur moet voldoen aan enkele voorwaarden.

De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn, gewaarborgd. De authenticiteit omvat de identiteit van de leverancier van de goederen of diensten of van de betrokkene die de factuur heeft uitgereikt. De integriteit van de inhoud wordt gewaarborgd indien de inhoud die is voorgeschreven door de toepasselijke regels inzake de facturering, geen wijzigingen heeft ondergaan. Tot slot moet ook de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. (art. 60, §5 Wetboek BTW)

Op welke wijze aan deze voorwaarden inzake authenticiteit, integriteit en leesbaarheid wordt voldaan, wordt door de belastingplichtige bepaald. Artikel 60, §5 bepaalt dat elke bedrijfscontrole, bijvoorbeeld een correct gevoerde boekhouding, die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, als waarborg kan worden gebruikt.

Het is evenwel slechts mogelijk om elektronisch te factureren indien de afnemer van de factuur hiermee heeft ingestemd (artikel 53, §2 Wetboek BTW). Men kan bijgevolg een elektronische factuur weigeren.

In relatie met een consument is het bovendien niet toegestaan om een extra bedrag aan te rekenen indien de betrokken consument een elektronische factuur weigert (Artikel VI.83, 33° Wetboek van economisch recht). Op de vraag of het aanrekenen van extra kosten in relatie met een onderneming wel is toegestaan, werd er in een parlementaire vraag en antwoord gesteld dat er geen maatregelen worden genomen om dit te verbieden. (Vr. en Antw. Kamer 2014-2015, 7 september 2015, nr. 0341 (Vr: Leen Dierick, antw: vice-eerste minister en minister van Werk, Economie en Consumenten, belast met Buitenlandse Handel van 01 september 2015).)